Projektmöten kan vara väldigt effektiva, men bara om du undviker dessa fallgropar och aktivt arbetar för att förbättra och effektivisera mötena.
Suck – Det är dags för projektmöte. Denna veckovisa händelse som möts av stön från samtliga projektdeltagare. Ingen gillar att sitta i ett kvavt rum i en timme med projektledaren och alla anser att tiden kunde spenderats på andra, viktigare saker. Som att jobba med projektet till exempel.
Projektmöten måste inte vara hemska, men många är det. Nedan har du några anledningar till varför ditt projektmöte misslyckas – och vad du ska göra åt det.
Mötet startar inte i tid
Du dyker upp vid rätt tid, och ser att du är den enda som har det. Ska du sitta i det tomma rummet och vänta, eller komma tillbaks om fem minuter? Eller ta för givet att det har blivit inställt? Att inte starta ett möte vid bestämt klockslag är respektlöst mot de personer som har brytt sig om att komma dit i tid. Det sänder även ut signaler om att det är acceptabelt att komma sent.
Lösning: Starta ditt eget möte i tid. Om någon kommer sent ger du dem en kort sammanfattning på vad de har missat. Om de har missat något viktigt går du igenom det efter mötets slut. Om du inte håller i mötet kan du göra en snabb beräkning på hur mycket tid som slösas bort på att invänta deltagare. Omvandla det till resurstimmar eller kostnad och hitta ett bra tillfälle att nämna det för möteshållaren. Att få reda på hur mycket pengar och tid som slösas på väntande kan vara tillräckligt för att starta mötet i tid.
Ingen agenda – Inget syfte!
Varför möts ni? Utan en agenda eller tydligt syfte är det omöjligt att veta vad mötet ska nå för mål och varför ni träffas.
Lösning: Säkerställ att mötet har en agenda. Den behöver inte vara fantasifull; du kan använda samma standardmall för alla möten. Skicka ut till deltagarna före mötet, och om du har möjlighet att vara flexibel kan du be deltagarna att komma med egna förslag till mötespunkter.
Mötet är slöseri med tid
Den som håller i mötet går runt bordet och ber alla om en statusuppdatering. Statusen är bara relevant för två personer: Personen som rapporterar sin status och personen som håller i mötet. Ingen annan behöver veta, eller ens bryr sig om det som diskuteras. Det är slöseri med tid.
Lösning: Om du kan samla informationen på något annat sätt, till exempel enskilda diskussioner med varje deltagare, kan du undvika att ha alla samlade för samma ändamål, eller använd ett onlineverktyg som Projectplace för att samla statusuppdateringar. Använd inte möten när bara du har fördel av det. Det finns i regel alltid ett bättre alternativ till statusuppdateringar än ett påtvingat möte.
Mötet tar längre tid än planerat
Mötet slutar långt senare än planerat. Detta gör att deltagarna blir rastlösa och obekväma. De börjar samla ihop sina papper och kollar på sina klockor. En försening kan bero på flera saker. Någon kan ha varit sen eller så har mötesledaren en överambitiös agenda. Beroende på hur upptagna de är kan dina kollegor ha möten bokade till direkt efter och ett försenat möte kan förstöra hela deras dagsplanering.
Lösning: Avsluta mötet i tid! Även om det betyder att vissa punkter får skjutas på till en annan dag. Kom ihåg att hålla ett öga på tiden när mötet börjar gå mot sitt slut. Prioritera de viktigaste punkterna på agendan, resten får vänta till en annan gång.
Ingen är förberedd
När mötesledaren går igenom punkterna från föregående möte står det klart att ingen har gjort det de skulle ha gjort. Statusuppdateringarna krystas fram och de som ännu inte har rapporterat börjar se obekväma ut och antecknar lite i blocket för att ha något att säga. Ingen vet vad mötet ska handla om och samtliga saknar dagens agenda.
Lösning: 1. säkerställ att det inte gäller dig. Gå igenom dina uppgifter så att du vet att du, i alla fall, är förberedd. Skriv ner de frågor du vill fråga under mötet. Ha en bunt agendor utskrivna till de som har glömt, eller be om att agendan visas på projektorduken.
2. Säkerställ att du, om du håller i mötet, inte slösar folks tid genom att följa upp aktiviteter som du vet inte är gjorda. Kontakta dina projektmedlemmar eller mötesdeltagare och be dem ta med uppdateringar och att vara förberedda på att rapportera för resten av gruppen. Var noga med att påpeka när någon inte sköter sig!
Mötet täcker saker du redan vet om
Mötet rullar på och du märker att allt som sägs är sådan som du redan vet om. Du är väl medveten om de senaste riskerna och problemen. Du sitter där och lär dig absolut inget av värde. Faktum är att de mesta redan har diskuterats per mail tidigare under veckan och du börjar undra varför mötet hålls över huvud taget.
Lösning: Om du inte har något nytt att diskutera under mötet, avboka det! Du behöver inte ha projektmöte bara för att ha ett projektmöte. Om det inte har hänt mycket nytt senaste veckan, eller om ni träffades under improviserade former och därmed lyckades täcka hela agendan, tvinga inte folk att sitta genom ett möte bara för att. Du kan alltid skicka en statussammanfattning per mail eller genom projektverktyget.
