Upp med handen om du någonsin har glömt att lägga till en aktivitet i projektets tidplan. Tidplanen är förmodligen det viktigaste verktyget när det gäller att framgångsrikt driva ett projekt, så att veta hur man skapar en bra tidplan, baserat på verkligheten och som innefattar samtliga aktiviteter, är en viktig färdighet för projektledare.
Vet du inte var du ska börja? Här är vår snabbguide till att skapa den perfekta tidplanen.
Steg 1: Skriv ner dina uppgifter
Först, ta reda på vad det är att du måste göra. Det kan låta självklart, men det är det stadium där du sannolikt kommer att glömma ett par aktiviteter och när projektplanen är framställd kommer du inte komma ihåg att lägga in dem innan det är för sent.
Det bästa sättet runt detta är att involvera projektgruppen i uppbyggandet av listan med uppgifter. Du kan börja med att lista allt som du vet behöver inkluderas (med alla projektledningsaktiviteter som riskhanteringsmöten och rapportering). Projektmedlemmarna använder sina specialkunskaper för att se till att varje del av projektet omfattas. Det är oftast lättare att göra det under några korta möten under ett par dagar för att tillåta medlemmarna att reflektera över vad som behöver göras. Det är otroligt vad man kan kommer på under resan hem, så börja planera i tid för att kunna uppdatera schemat innan det slutförs.
Steg 2: Fastställ uppgifternas ordning
En av de viktigaste sakerna på ett schema är förmågan att fastställa ordning bland uppgifterna. När allt kommer omkring måste du öppna bildörren innan du sätter dig i bilen, och projekt fungerar på samma sätt. Du kan inte schemalägga allt att börja samtidigt. För det första så skulle ditt projektteam vara för upptaget för att göra allt! Det handlar mer om att tilldela uppgifter till olika personer i steg 5 nedan, men nu ska vi titta på hantering av korrelationer mellan uppgifter.
Ett Gantt-schema är en grafisk representation av ett schema och det visar sambandet mellan uppgifterna. Dessa kallas korrelationer och är normalt markerat med en svart linje. Arbeta med ditt team för att planera uppgifternas ordning. Det är ibland lättare att göra detta på post-its eller liknande, men Projectplace (Som vi själva använder) är så pass simpelt att du kan börja planera direkt i programmet.
Steg 3: Skapa några milstolpar
En projektmilstolpe är en särskild tidpunkt som markerar fullbordandet av något eller en viktig fas på planen. Till exempel, i slutet av en fas, i början av ett produktbygge, eller ett datum då fabriken är tillgänglig för att starta tillverkningen.
Sätt milstolpar på din tidplan på lämpliga ställen, och länka dem till relevanta uppgifter. Milstolpar bör finnas med regelbundet i planen eftersom de kommer att hjälpa dig att hålla koll på om du fortfarande är på väg att slutföra allt arbete i tid.
Steg 4: Beräkna tidsåtgången
När du har en lista med länkade aktiviteter och milstolpar kan du schemalägga några fasta datum. Till exempel kommer många projektledningsprogram automatiskt att schemalägga ditt projekt till att starta i dag, men du kanske planerar arbete som inte kommer att starta på ytterligare ett par månader. Gå igenom datum och se till att allt är som du vill och förväntar dig.
Detta är även det steg där du ser över hur lång tid varje uppgift tar. Se till att alla uppgifter har korrekt tid genom att diskutera med gruppen.
Steg 5: Tilldela aktiviteter bland projektmedlemmarna
Din plan är nästan klar! Men först måste du lägga in de människor som gör arbetet. Detta är viktigt eftersom du måste hålla koll på vem som gör vad så att du inte oavsiktligt bokar upp en enskild person på alltför många uppgifter samtidigt.
Gå igenom uppgiftslistan och fördela uppgifterna bland projektgruppens medlemmar. Kontrollera så att ingen är överbelastade eller sitter sysslolös. Om så är fallet, titta igenom planen och ändra ordning eller datum för vissa uppgifter för att bättre passa de tider då dina resurser finns tillgängliga. Denna analys kan ta ett tag, men är ack så viktig.
Steg 6: Granska den regelbundet
Det är omöjligt att skapa det perfekta projektplanen direkt, så se till att du går igenom den regelbundet. Din plan kommer att förändras allteftersom projektet utvecklas, speciellt om du gör ändringar i projektets omfattning.
Ha gärna en formell granskning minst en gång i månaden, men du kommer förmodligen att titta på, och ändra i, din plan betydligt oftare än så.
Ett sista tips är att se till att alla berörda parter, och projektgruppen, vet att planen sannolikt kommer att ändras, så att de inte förväntar sig att det dokument de får dag 1 är den slutgiltiga versionen. Dock bör du alltid sträva efter att planeringen ska vara så exakt som möjligt. Att vara medveten om förändringar är aldrig en ursäkt till att göra ett dåligt jobb i början.
En projektplan är en viktig del av dokumentationen för projektledaren och resterande gruppen. Där anges exakt vad som ska göras, i vilken ordning, av vem och är en guide för att få projektet gjort. Att veta hur man skapar en välgjord plan är en grundläggande färdighet för alla projektledare, så förhoppningsvis kan denna guide hjälpa dig att skapa projektplanen för ditt nästa projekt.
Vi på JES hjälper dig gärna med att komma igång med Projekt som arbetsform, bland annat genom vår projektsimulering Projektlaboratoriet. Kontakta oss om du vill veta mer.
