När du för första gången försöker planera ett projekt kan det kännas övermäktigt. Var börjar jag? Det finns som grund 7 frågor som måste besvaras av din projektplanering och som kan användas som en form av checklista.
1. Vilka är involverade?
Den första frågan du måste veta svaret på är vilka som är inblandade? Sätt ihop en lista på de som är inblandade, deras roller och grad av medverkan i projektet. Detta kommer att fungera som en katalog över vem du ska gå till när frågor eller problem uppstår. Det kommer också att identifiera projektets beställare.
2. Varför är projektet viktigt?
Härnäst vill du fråga projektets beställare varför detta projekt är viktigt. Är det ett projekt som kommer att generera intäkter för företaget? Är det ett projekt som kommer att minska kostnaden? Eller kan det vara en helt annan anledning till att det här projektet är viktigt att genomföra och färdigställa. Att ha en förståelse för vad som driver det här projektet kommer att hjälpa dig att kunna fatta rätt beslut.
3. Kommer jag har befogenhet att göra detta?
Det finns inget mer frustrerande än att ha ansvar för ett projekt men inte tillräckliga befogenheter för att få jobbet gjort. Du måste ha tillgång till nödvändiga resurser och budgetar till hands för att slutföra projektet. I formell projektplanering skulle detta åstadkommas med hjälp av ett dokument som kallas uppdragsbeskrivning. Detta är ett dokument som ger befogenheter till projektledaren så att denne kan säkerställa att projektet kan färdigställas.Att få svar på de tre frågorna ovan är de grundläggande steg du behöver för att starta ditt projekt.
4. Vad måste göras?
Denna fråga ställer du när alla är samlade i samma rum. Vilket är målet som alla vill uppnå? Hur kommer projektet se ut och hur ska alla veta när det är klart? Att noggrant fånga dessa krav kommer att hjälpa dig att förstå om något behöver byggas, renoveras, köpas eller någon variant därav. I formell projektplanering skulle resultatet av detta bli en kravspecifikation.
5. Hur kommer detta att ske?
Nu när alla förstår vad som behöver göras för att betrakta projektet som framgångsrikt måste du ta in experter för att ta reda på hur det kommer ske. Det finns många vägar som leder till samma plats och en del kan ta längre tid än andra. Om du har identifierat rätt ämnesexperter från fråga 1 ovan, kan du lita på att dem visar dig den bästa vägen att ta. Denna fråga skulle normalt leda till uppkomsten av ett lösningsförslag som specifikt beskriver hur projektet ska genomföras och vilka projektplaneringsverktyg som kan tillämpas.
6. Vem kommer göra det?
Med ”vad” och ”hur” besvarade är nästa fråga ”vem?” Hur du får svaret på denna fråga är att ta de svar som angavs i fråga 5 och bryta ner dem i åtgärder som kan tilldelas till en viss person. Till exempel, låt oss säga att projektet är att skapa en ny webbplats för företaget. Du identifierade i fråga 5 att projeketet måste ha en webbdesign, webbhotell, innehåll och webbutveckling. Du bestämmer att innehållet för sidorna måste komma från någon på marknadsavdelningen. Du har nu ett namn för aktiviteten och kan gå vidare till den sista frågan.
7. Hur lång tid kommer det ta?
Du kan nu helt enkelt gå till den resurs som du har identifierat för att slutföra uppgiften och fråga dem hur lång tid de tror att de kommer att behöva. Förhoppningsvis passar det in i schemat och du kan schemalägga det i projektplanen. Om inte, kan du alltid komma till någon form av överenskommelse om vad som är en rimlig tid för att få jobbet gjort.
Och där har vi det… ett enkelt sätt att planera ett projekt även om du aldrig har planerat ett projekt innan, genom att fråga 7 frågor och följa stegen i traditionell projektplanering. Kom bara ihåg att inte glömma helheten och varför projektet var viktigt till att börja med (fråga 2). Genom att hålla denna guide i åtanke kommer du inte fastna i meningslösa detaljer och starka personligheter.
