Balanced Scorecard är en metod för verksamhetsstyrning som rätt använt kan öka verkställigheten i organisationen. Nyckeln är fokusering på rätt aktiviteter och handlingsprogram. Därigenom ökar resurseffektiviteten och genomförande-kapaciteten. Fokuseringen uppstår bland annat genom att vi i BSC enas om såväl övergripande strategier som de konkreta handlingsprogram som skall leda oss i mål.
För att lyckas ställer det stora krav på hur väl vi lyckas skapa en ”dockning” mellan den befintliga verksamhetsstyrningen och Balanced Scorecard. Vi måste se till att vi utnyttjar styrkorna som finns med konceptet. Detta kan vi endast göra genom att målmedvetet införa BSC som ett nytt sätt att arbeta. Något som ställer krav på många av våra ledningsprocesser.
I projektet talar vi som sagt om Ledningsprocesser. Detta behöver vi definiera, då ledningsprocesser kan innefatta väldigt mycket. De ledningsprocesser vi behöver arbeta med inom ramarna för projektet är naturligtvis fokuserade på Balanced Scorecard, eller verksamhetsstyrning.
Verksamhetsstyrning definierar vi i grova drag som att driva verksamheten mot ett övergripande mål. Det handlar med andra ord om att integrera kortsiktiga dagliga mål med långsiktiga strategiska ambitioner och att få organisation och resurser att samverka med detta.
Verksamhetsstyrningen kan således sägas bestå av ett antal ledningsprocesser, vilka i sin tur använder olika verktyg för att uppnå specifika mål. En utmaning är att det saknas naturliga avgränsningar mellan olika områden. Till exempel påverkar ledningens metod för att informera om strategier, engagemanget hos medarbetare. Men det är samtidigt endast en liten del i alla de aspekter som rör medarbetarnas engagemang, vilket ofta hanteras i HR arbetet. Det blir därför viktigt att försöka finna lämpliga gränssnitt mellan Balanced Scorecard och HR, för att nämna ett exempel.
Till sin hjälp har chefer och ledningsgrupper ett antal medel, eller ”verktyg”, till förfogande som används på ett mer eller mindre medvetet sätt. Det kan handla om t ex :
- Mål
- Möten
- Uppföljning / Mätning
- Kommunikation
- Rapporter
- Avvikelsehantering
- Aktivitetsuppföljning
- Utvecklingsprojekt
- Delegering/Ansvarigsfördelning
- Belöningssystem
- Ledarskap
- IT stöd
Att vi skall arbeta med ledningsprocesser med fokus på BSC innebär i praktiken att vi skall arbeta med de verktyg och det sätt på vilket verktygen används av chefer i organisationen för att driva verksamhetsstyrningen. Ett första steg är att inventera den aktuella situationen och skapa en bild av hur det ser ut idag.
- Vilka processer, verktyg, projekt etc har man för att gå från en strategi till ett resultat?
- Hur sker kravställande/ansvarsfördelning?
- Hur följs ansvariga upp?
- Vilka problem finns med dagens styrning?
- Vilka styrkor finns?
Utifrån denna bild startar diskussioner kring effekterna av att införa BSC.
- Hur kan BSC underlätta styrningen?
- Kommer det att tillföra fler processer?
- Kan vi ta bort något annat?
- Kan vi genom BSC integrera separata processer och därigenom förenkla och förtydliga styrningen?
Den stora potentialen med BSC som styrmodell ligger i möjligheterna att integrera kortsiktig uppföljning med strategiskt lärande. För att skapa denna typ av arbetssätt krävs oftast förändringar i hur man lägger upp och genomför bl a ledningsgruppsmöten. Vidare krävs att man anpassar hur chefer delegerar ansvar och följer upp arbetet.
En annan viktig del att få att fungera är kravställandet mellan nivåer i organisationen. Sker något som förändrar en nivås prioriteringar måste detta lyftas fram och jämföras med BSC, vilket vid behov skall revideras för att alltid innehålla de aktuella aktiviteter och mätetal som skall uppnås. Alla förändringar i mål och prioriteringar stäms således av mot respektive BSC. Revidera BSC! Är det viktigt skall det stå på BSC, annars är det inte prioriterat. BSC blir då det naturliga dokument där alla krav på respektive ansvarig skall samlas.
Återigen; vinsterna uppstår när det uppstår en tydlighet och en stringens i styrningen, så att långsiktig inriktning och kortsiktig uppföljning samspelar. Ytterligare ett sätt att illustrera det är genom följande figur, som beskriver hur styrning på en hög abstraktionsnivå bör hänga ihop.
Mål och Handlingsplaner
Att ledningsprocesserna är viktiga blir tydligt när man i BSC kommer ned på Mål och Handlingsplaner.
Grundtanken är att målen inte skall kunna uppnås med befintliga arbetssätt! Målen skall vara så ambitiösa att de framtvingar förändring! Utifrån målen skall således aktiviteter och handlingsprogram identifieras, vilka skall göra att målen kan uppfyllas.
Kopplingen till budgetprocessen blir tydlig i mål/handlingsplaner, då den finansiella verkligheten sätter ramar och begränsningar. Det viktiga är att justera ned såväl målnivåer som handlingsplaner om t ex pengar saknas. På samma sätt skall inte ett överflöd av pengar göra att målen blir för enkla att uppnå, utan ett högre mål bör då sättas.
Verktygslåda för ledningsgrupper
I arbetet med Balanced Scorecard kommer man fortfarande att behöva arbeta med traditionella problem som prioritering och problemlösning. För att ge en bild av vad detta innebär lyfter vi fram ett par verktyg som exempel.
Ett sätt att enkelt försöka prioritera och finna de handlingsplaner som ger störst effekt är genom en form av ”kostnad-effekt” analys enligt följande.
Ett liknande sätt att prioritera är genom olika former av sk. pareto-diagram. I exemplet nedan finns olika alternativ illustrerade med den relativa effekten utifrån effekt och kostnad för genomförande. Linjen beskriver då marginalnyttan med att genomföra ytterligare ett alternativ.
Poängen är att en lämplig uppsättning ”verktyg” är ett bra komplement till Balanced Scorecard och ökar effekten av modellen.
Sammanfattningsvis kan vi konstatera att även den bästa strategi förblir ogenomförd om man inte lyckas flytta ut förändringsarbetet hela vägen ut i organisationen. För att lyckas krävs det (även om man använder BSC) ledningsprocesser för att hantera detta. Genom att ha en genomtänkt och tydlig bild av hur man skall arbeta ökar chanserna att också genomföra de målsättningar man identifierar under Balanced Scorecard arbetet.
