En viktig del när man arbetar med förändringar är att se till att samtliga
förstår vad som skall hända. Hur kan en anställd acceptera och
medverka i en förändring när denne inte förstår varför förändringen genomförs?
Översättningsprocessen
Informationen som medarbetaren får kring förändringen, som ska översättas
till en begriplig verklighet, kan påverka hur de anställda ser och upplever förändringen.
Är själva översättningsprocessen tydlig kan det minska motståndet till
förändringen från de berörda. Det är därför viktigt att låta de berörda
känna till om det finns problem eller något som bör förändras.
Är medarbetarna medvetna om detta kommer förändringen förhoppningsvis
inte som en chock för dem.
När en organisation väl har kommit till insikt om behovet av en förändring
gäller det att hitta ett sätt att implementera den på ett så passande och
lyckat sätt som möjligt. En förändring är aldrig enkel. Det är
viktigt att idéerna och tankarna översätts och anpassas till den berörda
organisationen. Varje organisation är unik och det finns ingen direkt modell
för hur översättningsprocessen skall ske, utan det viktiga är att den anpassas
till varje enskild organisation.
Motivet
Ett vanligt problem vid organisationsförändringar är att motivet inte är
tydligt eller lättbegripligt. Ofta är det så att ”ledningen” kan ha ett
perspektiv på förändringen och ”medarbetarna” ett annat.
En planerad förändring börjar alltid med att någon, ofta VD eller styrelsen,
inom organisationen har tankar och idéer om vad som behöver förändras och
hur det skall ske. Dessa tankar och idéer är många gånger väldigt vaga
och otydliga till en början och det är inte heller alltid helt klart vad
organisationen vill uppnå med förändringen.
För att det faktiskt skall kunna ske en verklig förändring är det viktigt att
idéerna omvandlas till reella åtgärder. De tänkta lösningarna måste sedan
översättas så att samtliga inom organisationen förstår vad det är som skall
hända. Det gör att man kan se förändringsprocesser (transitions) som
översättningsprocesser (relocations) där en tänkt idé får ett faktiskt innehåll.
Fördelarna
När en organisation skall genomföra en förändring är det viktigt att
medarbetarna är med på det eller åtminstone har förståelse för den. Många
medarbetare uppskattar inte förändringar och känner rädsla inför dem.
Ett bra sätt att få dem att acceptera förändringen är att beskriva fördelarna
som förändringen för med sig, både för medarbetarna personligen (om
möjligt) samt för själva organisationen. Förändringsledarna och cheferna
måste ge en klar bild samt tydlig information om hur medarbetarna kan
komma att bli påverkade av den kommande förändringen.
Det behöver inte vara någon detaljerad information utan det som de flesta
undrar över är vad förändringen kommer att innebära för dem personligen
”What´s in it for Me?”
Kommunikation har en central roll vid organisationsförändringar och
är ofta en avgörande faktor till om förändringen blir lyckad
eller inte. Att ha en fungerande kommunikation inom organisationen är
nödvändigt. Det gäller inte bara vid organisationsförändringar,
men vid förändringstillfällena ökar kraven på att kommunikationen skall
fungera. Många organisationsförändringar misslyckas just på grund av att
den interna kommunikationen mellan ledning och medarbetare inte
fungerar.
Vision – Struktur – Kommunikation – Kultur
Innan och under tiden en förändring genomförs är det visat att medarbetare
vill kommunicera och få information om förändringen från deras chef, öga
mot öga. Då har de samtidigt chans att ställa frågor i lugn och ro och på så vis
kanske skapa sig en uppfattning om vad som skall ske. Då kan
medarbetarna även berätta vad de känner och upplever inför och
under tiden förändringen pågår.
Samtal mellan de som ansvarar för förändringen och medarbetarna
kan visa att företaget inte alls är redo för förändringen och
då är risken stor att den misslyckas. Vid denna typ av samtal är god
kommunikation avgörande för huruvida förändringen skall lyckas eller
inte.
När medarbetare skall ta emot information från ledningen är det viktigt att
de talar ett språk som samtliga förstår. Gör man inte det blir
medarbetarna bara mer förvirrade och irritation och rädsla uppstår.
Missförstånd uppstår ofta när kommunikationen är otydlig,
då alla kan tolka informationen olika.
Varje förändring är unik och ställer särskilda krav på att kommunikationen
fungerar. Det som kan hjälpa till vid organisationsförändringar är att
medarbetarna kommunicerar med varandra. Individer i samma situation kan
identifiera sig med varandra, de kan stötta och hjälpa varandra med att skapa
en förståelse av vad som skall hända. Oron som många medarbetare har inför
nya situationer kan även försvinna. Medarbetarna använder varandra som
bollplank när de berättar vad de upplever och känner om vad som händer i
organisationen. De skapar även en gemensam bild av förändringens för- och
nackdelar. Detta är inte enbart positivt.
Allt prat medarbetare emellan kan skapa felaktiga rykten, speciellt om
kommunikationen från ledningen är otydlig eller otillräcklig.
