Projektledning handlar om att få saker gjorda genom andra människor. Som projektledare kommer du ibland att få göra några av ”sakerna” själv, men en hel del av din roll är faktiskt att organisera andras arbete. Dessa ”andra” är dina projektintressenter.
När du blir ombedd att arbeta med ett projekt kanske du redan har en tanke om vem som behöver vara inblandad. Din beställare (den person som kämpar för projektet och som generellt är den som drar mest nytta av det du levererar) kan också ha tankar om vilka som skulle vara de bästa att arbeta med. Dock har ditt projekt även intressenter som inte är fullt så självklara, så vi har samlat fem sätt att identifiera projektets alla intressenter.
1. Börja med de självklara intressenterna
Varför göra livet svårt för dig? Få ett litet försprång genom att plocka ut de enklare. Det är de människor som du omedelbart kommer att tänka på när du tänker på ditt projekt. De innefattar:
- Projektets beställare (naturligtvis – han eller hon är din största intressent)
- Projektgruppens medlemmar
- Kunden som kommer att använda leveransen från projektet (till exempel, en grupp eller individ inom företaget, en klient för ditt företag eller allmänheten)
Dessa kan vara de första människorna som du listar som projektintressenter, och de är också de personer som du kan använda för att ta reda på de resterande intressenterna.
2. Ta reda på andra intressenter
Ditt projekt kommer också att ha inverkan på andra avdelningar och områden inom företaget. Om du till exempel ska leverera en ny produkt: Varje produkt levereras med en kundenkät. Kunderna kan fylla i enkäten och skicka tillbaka den till dig utan kostnad. Du behöver då informera personalen i postrummet att de kan förvänta sig fler brev, och hur de ska hantera undersökningarna när de börjar komma in. Du behöver också informera den som håller i projektets budget att produktkostnaden inkluderar förbetalda svarskuponger, så att dessa kan vägas in i slutkostnaden.
Andra interna intressenter inkluderar PR-avdelningen (så att de kan utfärda en trevlig pressmeddelande om projektet), kommunikationsavdelningen (så att de kan sätta in en stor bild av dig och projektgruppen i företagets nyhetsbrev när projektet är klart) och IT-avdelningen (så att de kan stödja dig med den teknik du behöver). Du kommer säkert att komma på andra avdelningar som även de påverkas av projektet.
3. Ta med externa intressenter
Projekt påverkar inte bara människor inom företaget, utan även externa intressenter har en roll att spela. Dessa kan inkludera:
- Entreprenörer
- Leverantörer
- Revisorer
Vilka externa intressenter som är relevanta för ditt projekt beror på vad du arbetar med. Vissa projekt saknar externa intressenter, men andra kommer att ha ett stort antal som på något sätt berörs. Om dessa människor är djupt involverade i leveransen av projektet vill du troligtvis använda din projektprogramvara (T.ex. Projectplace) så att personer utanför företaget kan få tillgång till information och filer.
4. Överväg grupper
Intressenter måste inte vara individer, utan kan även vara grupper. Till exempel kan en myndighet vara en intressent. Du kanske inte vet vilken person som är din huvudsakliga kontakt, men det kan läggas in senare.
Statliga organ, byråer, media, fokusgrupper eller lobbygrupper, allmänheten, alla dessa är grupper som kan påverkas av ditt projekt och du bör därför lägga till dem bland dina intressenter. Du behöver inte hantera grupper annorlunda än enskilda intressenter, för i verkligheten kommer du förmodligen bara att prata med en eller två personer i varje grupp.
5. Glöm inte dig själv
Du är också en intressent! Många projektledare glömmer att de har en stor roll att spela i det förhoppningsvis framgångsrika projektet och är därför en intressent de också. Du är en viktig aktör när det gäller att leda projektet, men också i form av din egen karriär. Intressenterna är oftast människor som har något att vinna eller förlora på projektet och som projektledare har du mycket att vinna eller förlora beroende på projektets resultat. Det kan vara en bra karriärboost att arbeta i ett högprofilprojekt, men även en vägspärr om du har fastnat i projektet från helvetet. Glöm inte att lägga dig själv till projektets intressenter och ta reda på hur du bäst kan påverka projektets resultat, så att det är till nytta både för dig och företaget.
———————————————————————————————————————————————–
Detta kanske låter som en hel del arbete, men få inte panik! Det bästa sättet att identifiera intressenterna är att göra det tillsammans med andra människor. Sätt dig med projektgruppen och brainstorma om vilka som sannolikt kommer påverkas av projektet. Glöm inte att ta med din beställares tankar också, för han/hon kommer troligtvis att ha ett annat perspektiv.
Försök att identifiera dem alla i början av projektet, det förenklar hanteringen av kommunikation och planering. Men oroa dig inte om du upptäcker att du har glömt någon när du är halvvägs genom projektet – det händer alla! Lägg till den nyupptäckta bland dina intressenter och se till att den får reda på allt som har hänt hittills.
Projektets intressenter är avgörande för projektets framgång, så det är verkligen värt att spendera tid med att identifiera alla de olika individer och grupper som har ett egenintresse i resultatet. Det är det bästa sättet att se till att alla som behöver vara inblandade kan stödja dig under projektets gång.
