Hur vet du om ditt projekt går bra? Du har en bra projektplan, robust riskhantering, en glad, välmotiverad projektgrupp och en stödjande projektägare. Men inget av detta garanterar ett lyckat projekt! Även de bästa projektledarna, med de mest effektiva projektledningsprocesserna misslyckas ibland, och det är där kvalitetsstyrning kan hjälpa till.
Kvalitetsstyrning är en uppsättning processer och aktiviteter som är utformade för att utvärdera projekt och hjälpa projekten (och projektledaren) att lyckas. Kvalitetsprocesser inkluderar ett antal tekniker som du kanske har hört talas om, exempelvis inbördes granskning och revisioner.
Hantering av projektkvaliteten är viktigt eftersom det visar din projektägare och dina intressenter att projektet förvaltas på ett effektivt sätt. Denna typ av kontroll kan ge alla förtroende att projektet har bästa möjliga chans att lyckas. Det är också ett sätt att höja kompetensen i projektgruppen – om de bedöms på vad de gör och ges regelbunden feedback, har de möjlighet att utveckla de färdigheter som går framåt eller undvika att göra samma misstag en gång till.
Två typer av kvalitet
Det finns två olika typer av kvalitet som projektledare och deras team ofta talar om. Quality Assurance (Kvalitetssäkring) och Quality Control (Kvalitetskontroll). Båda typerna leder till projektrapporter som hjälper till att föra projektet framåt och samtidigt upprätthålla en god kvalitet.
Kvalitetssäkring
Kvalitetssäkring kallas det som kontrollerar projektledningsprocesserna. Med andra ord, följer du rätt protokoll och metoder för att ge projektet en stor chans att lyckas?
Kvalitetssäkring utförs normalt genom en revision eller granskning. En oberoende person – inte en av dina projektgruppsmedlemmar, utan t.ex. en annan projektledare – kommer att se över din projektdokumentation. Du kan ge dem tillgång till ditt online-projektledningsverktyg och ditt dokumentarkiv så att de kan läsa på vad du och teamet har gjort innan de utför sin granskning.
En granskning kan vara formell eller informell, men de bästa granskningarna är där du får en rapport i ett format som du kan använda med några användbara råd i. Det är ingen idé att gå igenom granskningsprocessen bara för att få veta att allt är perfekt. Det är mycket bättre att räkna med – och få – lite feedback som du kan använda för att förbättra hur du ansvarar för projektet.
Feedback kan vara vad som helst, från det faktum att din tidplan behöver uppdateras till ditt sätt att hantera problem, eller till resursproblem i ditt team. En oberoende uppsättning ögon kan ofta upptäcka detta snabbare än du kan, eftersom de inte är involverade i detalj varje dag som du. Det kan vara väldigt uppfriskande att någon tittar på ditt projekt för att ge feedback, och om du tar det i den anda det är tänkt, kan det vara en stor möjlighet till lärande, vilket är en grundförutsättning för att förbättras.
Kvalitetskontroll
Kvalitetskontroll tittar på om det resultat som projektet producerar är lämplig för ändamålet. Det handlar ofta om att testa – ibland en hel del tester, men det beror på vad du producerar. Du kan kontrollera att produkterna är lämpliga för sitt ändamål genom provtagning, där du testar ett litet urval av det som produceras. Det här är bra för fabriksliknande produktionslinjer där man t.ex. kan testa 5 % av de tegelstenar som tillverkas i en tegelfabrik, eller 20 av 100 widgets, om ditt projekt är att producera widgets. Detta sparar dig besväret att testa varje enskild produkt.
I vissa fall måste du testa varje enskild punkt, särskilt när ett ”objekt” är programfunktionalitet, eller när du gör en stor produkt. Om du öppnar en ny byggnad, kanske du kontrollerar wifi-anslutningar i olika delar av byggnaden, men inte varje kontor. Men, du bör kontrollera att varje skrivbord har en stol innan du låter arbetarna använda fastigheten.
Kvalitetskontroll sker normalt av projektgruppen och inte en extern, oberoende person. De ingår också i projektplanen, så att du kan planera för dem att ske vid lämpliga tillfällen i projektet och se till att resurser finns tillgängliga för att delta i kvalitetskontrollen.
Hur mäter du kvalitet?
Kvalitet kan vara svårt att mäta, men bara om du inte vet vad du letar efter! Om ditt företag har projektstyrningsstandarder eller använder en viss metod, då är det vad granskaren kommer att bedöma dig mot under en Kvalitetssäkrings-översyn. Om du vet det i förväg kan du dubbelkolla så att du når upp till de standarder som finns.
Samma sak gäller för kvalitetskontroll. Helst ska det finnas kvalitetskriterier någonstans i ditt avtal med kunden eller i din kvalitetsplan. För ett programvaruprojekt kan det vara så att inga kritiska fel finns, inga fel med hög status, upp till 10 fel med medelstatus och upp till 30 fel med låg status.
I ett tegeltillverkningsprojekt kan dina kvalitetsmål sättas för vikten av varje tegelsten, dess dimensioner och vad den är gjord av. Under din provtagning ska du därför kontrollera vikt, mått och göra upp och bekräfta om ditt tegelprov uppfyller målen. Dina kvalitetsmål kan också ange hur många tegelstenar som måste kontrolleras per 100 tillverkade, eller liknande.
Kvalitet är något du bör tänka på i början av projektet. Hur kommer ni att kvalitetssäkra och kvalitetskontrollera projektet? Om du börjar projektet med att sätta hög kvalitet som mål, med hjälp av dessa metoder, kommer kvaliteten tas på allvar från alla iblandade och du skapar även förutsättningar för att kvaliteten kontrolleras kontinuerligt.
