En viktig förutsättning för att man som projektledare ska kunna styra sitt projekt är att man tidigt får grepp om vilka risker det finns i projektet och att man kan bedöma osäkerheter i tidsplaner, kalkyler och andra projektunderlag.
Riskanalys är en metod för att snabbt och effektivt identifiera, värdera och prioritera hot och risker i projektet. Riskanalyser eller riskvärderingar utgår från att bedöma sannolikheter för oönskade händelser eller konsekvenser av dessa. I analysen sammanställs information till ett dokument som sedan följs upp av projektledaren med beslut om åtgärder på rätt nivå.
En viktig utgångspunkt för att arbetet med riskanalysen är att man är tydlig med varför man egentligen vill genomföra den, att man är tydlig med vad den ska omfatta, att man har en tydlig och genomtänkt metod för denna och att man vet vem som ansvarar för genomförandet och uppföljningen.
Mål > Innehåll > Metod > Ansvarig > > Genomförande > Uppföljning
Det går inte att ange vad som ska finnas med i en riskanalys i alla delar. Innehållet beror helt på projektets art och förutsättningar. Vanligt är dock att identifiera riskområden och att utgå från dessa. Alternativ kan vara att utgå från skeden och faser i projektet eller att utgå från vad som kan försena, fördyra etc. Vid produktutvecklingsprojekt är det nödvändigt att utvärdera riskerna såväl med projektet som med produkten och dess användning.
Exempel på indelning av risker:
Riskområden Projektets faser Effekter
Teknik Förundersökningsfasen Försenar
Miljö Etablering och planering Fördyrar
Funktion Genomförandestart Försämrar funktionen
Samarbete Avslut och överlämning Försämrar samarbetet
Kommunikation Försämrar möten
Ansvaret för projektriskanalysen ligger alltid på projektledaren. Det gäller förseningar, budgetöverskridanden när det gäller projektet, styckekostnaden för färdig produkt och att kravspecifikationen inte motsvaras. Beslutet att hantera en risk kan ligga på projektledaren, men avgörande strategiska risker där åtgärden innebär funktions-, tids- och kostnadsförändringar hanteras ofta i styrgruppen eller genom överenskommelse mellan uppdragsgivaren och projektledaren.
Exempel på metod
Riskanalysen kan göras med hjälp av många olika verktyg, såväl kvalitativa som
kvantitativa. En vanlig kvalitativ metod är att i grupp:
- Lista problem och risker som kan uppstå under projektarbetet. Var tydlig och specifik med riskerna. Diskutera risken och om ni har samma bild av den.
- Värdera sannolikheten för att denna oönskade händelse inträffar. Använd t ex skala 0 – 10
- Värdera konsekvenserna av om den aktuella händelsen skulle inträffa, också där efter skala 0-10.
- Multiplicera sannolikhet med konsekvens. Riskvärdet 0 – 100 får sedan värderas och diskuteras beroende på risk och projekt.En alternativ modell är att lyfta in parametrarna i matrisen enligt modellen nedan. Här tydliggörs riskerna visuellt. Prioritera de risker och/eller problem som känns viktigast eller mest akuta.
- Var tydlig med åtgärder. Ha specifika åtgärder som handlar om att eliminera riskerna, minska sannolikheten för att de inträffar eller att reducera effekterna av att de eventuellt inträffar. Här handlar det om beredskap och beslut.
- Diskutera sedan det förväntade resultatet av er åtgärd.
- Ta beslut om vem som är ansvarig för att åtgärda.
- Sätt datum för när åtgärden ska vara klar eller när uppföljning ska ske.
